Tips perjalanan bisnis – Melakukan perjalanan bisnis untuk pertama kali memang bikin deg-degan. Kita mengira-ngira apakah semuanya bisa berjalan dengan baik dan lancar. Yang dikhawatirkan ada hal penting terlupa dan semua jadi berantakan. Kita pasti ingin menghindari hal yang demikian, bukan?
Selama kurang lebih 10 tahun menjadi pekerja, saya pernah beberapa kali melakukan perjalanan bisnis. Dan nggak dipungkiri melakukan perjalanan bisnis yang sukses perlu persiapan yang matang sebelum hari-H. Disarikan berdasarkan pengalaman, berikut beberapa tips yang bisa diaplikasikan agar perjalanan bisnis berjalan dengan baik dan lancar.
1.Perhatikan Jadwal Perjalanan Bisnis
Segera setelah diamanatkan untuk melakukan perjalanan bisnis, perhatikan jadwal atau timetable dengan seksama. Dari sini muncul beberapa pertanyaan yang akan melengkapi sudut pandang kita. Seperti :
- Ke daerah mana kita akan bepergian? (ke kota besar atau remote area?)
- Berapa hari perjalanan bisnis yang akan kita lakukan?
- Transportasi apa yang akan kita gunakan ke tempat tujuan?
- Apakah kita akan lebih banyak berkegiatan indoor atau outdor?
- Apakah ada acara resmi lain yang harus kita hadiri? (seperti makan malam bersama, golf, outbond dll)
- Bagaimana sekiranya jaringan komunikasi di tempat tujuan? (perlu antisipasi lebih untuk remote area)
- Dimana kita akan menginap? (hotel atau losmen dsb)
- Bagaimana transportasi di kota tujuan? Perlu sewa mobil ataukah tidak? Perlu driver ataukah tidak?
Dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan di atas, kita mulai bisa menata persiapan perjalanan bisnis kita. Yuk kita lanjut ke poin tips perjalanan bisnis selanjutnya!
2.Kota Tujuan
Kota tujuan merupakan point of view utama dalam persiapan perjalanan bisnis. Apakah kita akan dinas ke kota besar, dimana semua akomodasi transportasi lancar? ataukah ke kota kecil/terpencil (remote area) yang harus dipersiapkan secara lebih seksama? (btw saya pernah beberapa kali dinas ke remote area dan memang ada perbedaan persiapan dengan dinas ke kota besar)
Transportasi dan komunikasi merupakan hal yang crucial dalam suatu perjalanan bisnis. Mobilisasi perlu lancar agar semua pekerjaan bisa selesai tepat waktu. Pun jaringan komunikasi perlu mumpuni agar dapat terus terhubung dengan stakeholder, kolega, dan lainnya.
Antisipasi lebih diperlukan jika kita melakukan perjalanan bisnis ke remote area. Berbagai gadget tambahan seperti powerbank, wifi portabel, dan perlengkapan lainnya perlu kita siapkan. Sedangkan untuk transportasi kita bisa menimbang di antara dua pilihan. Yang pertama adalah menggunakan mobil kantor di kota tujuan (jika ada dan jika boleh digunakan), atau sewa mobil di provider yang sudah jadi andalan.
3.Durasi dan Outfit
Tips perjalanan bisnis selanjutnya adalah Durasi. Durasi perjalanan bisnis perlu diperhatikan karena terkait dengan transportasi, penginapan, serta pakaian yang harus dipersiapkan.
Sebagai saran, ketika melakukan perjalanan bisnis, bawalah outfit untuk acara resmi dan non resmi. Karena siapa tahu, tiba-tiba stakeholder mengundang kita untuk menghadiri acara di luar schedule resmi. Ga panik lagi dong, kalau kita sudah mempersiapkan outfit yang appropriate.
Jika kita bingung berapa banyak pakaian yang harus dibawa, idealnya siapkan dua setel pakaian untuk satu hari, dikali jumlah hari perjalanan dinas. Dalam perjalanan bisnis biasanya juga diadakan makan malam dengan stakeholder. Jangan lupa untuk mempersiapkan pakaian yang pas untuk acara tersebut.
Jika ada, siapkan seterika lipat yang bisa kita masukkan ke dalam koper. Ini untuk mengantisipasi jika outfit resmi yang akan digunakan jadi kusut karena terlipat dalam koper. Syukur-syukur kalau hotel tempat kita menginap menyediakan seterika/layanan laundry. Bayangkan kita melakukan presentasi atau bertemu stakeholder dengan pakaian kusut masai. Kan enggak banget, ya 😀
Satu lagi. Perhatikan juga apakah selama perjalanan bisnis, kita akan sering berkegiatan indoor ataupun outdoor. Pakailah outfit yang membuat kita nyaman untuk beraktivitas.
4. Siapkan Materi, Amankan Dokumen
Siapkan dan simpan dokumen pekerjaan dengan seksama. Sebisa mungkin, taruh dokumen di pouch terpisah dan tidak bercampur dengan perlengkapan lainnya.
Siapkan juga beberapa gadget yang akan kita perlukan. Jika kita akan melakukan presentasi atau berdiskusi dengan stakeholder, jangan lupa menyiapkan materi beberapa hari sebelum hari H.
Diskusikan materi bersama kolega dan atasan. Catat hal-hal penting apa saja yang harus disampaikan atau dilakukan dalam perjalanan bisnis tersebut.
Semakin matang persiapan materi kita, maka kita akan semakin terlihat professional di mata stakeholder.
5. Akomodasi dan Transportasi
Tips perjalanan bisnis selanjutnya adalah akomodasi dan transportasi. Atur akomodasi agar jaraknya tidak jauh dengan tempat pertemuan/tujuan perjalanan bisnis.
Selain itu jaringan komunikasi di hotel tujuan juga perlu diperhatikan, apakah mumpuni atau perlu gadget tambahan. Just in case kita diminta membuat quick report setelah melakukan pertemuan.
Pentingnya Transportasi dalam Tips Perjalanan Bisnis
Perjalanan bisnis harus didukung oleh transportasi yang mumpuni. Gunakanlah kendaraan yang bisa diandalkan sekaligus memberikan kenyamanan. Karena berdasarkan pengalaman, dalam pelaksanaan perjalanan bisnis terkadang bisa terjadi hal-hal tak terduga.
Sebagai contoh. Saya pernah melakukan perjalanan dinas ke Belitung. Di hari terakhir perjalanan bisnis, kami masih memiliki jadwal ke Manggar. Qadarullah waktu pelaksanaan acara meleset dari perkiraan. Padahal hari itu juga jadwal pesawat kami pulang ke Palembang.
Akhirnya dengan mobil sewaan kami mengejar waktu dari Manggar ke Tanjung Pandang (dimana bandara udara berada) dengan waktu yang sudah mepet. Perjalanan kami lalui 1 jam saja dari Manggar ke Tanjung Pandan (padahal sih normalnya 1,5 jam).
Atau seperti suami yang dinas ke Bogor, tiba-tiba kantor mengabari kalau besok sudah harus di Bandung untuk menghadiri sebuah meeting dadakan. Akhirnya malam itu juga Paksu harus checkout hotel di Bogor dan langsung berangkat ke Bandung. Paksu sampai harus tidur di mobil karena kantor mengabari sudah sangat larut malam 😀
Untungnya dari kedua kejadian tersebut, kendaraan yang kami gunakan bisa diandalkan. Ini karena ketika melakukan perjalanan bisnis, kami selalu memilih provider sewa mobil yang sudah jelas track recordnya seperti TRAC To Go dari TRAC.
TRAC To Go dari TRAC
Saya rasa kita semua sudah sangat familiar dengan TRAC. TRAC yang merupakan merupakan anak perusahaan PT Serasi Autoraya dari Astra adalah top of mind dalam bisnis sewa mobil karena sudah berpengalaman selama lebih dari 30 tahun.
Dengan TRAC, ada berbagai macam layanan yang bisa kita pilih saat melakukan perjalanan bisnis ke luar kota. Mulai dari antar-jemput dari dan ke Bandara, hingga sewa mobil untuk transportasi dinas dalam maupun luar kota.
Kita juga bisa menyewa kendaraan dengan driver, yang tentunya akan berguna sekali untuk kita yang nggak tahu jalan di kota tujuan.
Nah saat ini, TRAC juga memiliki aplikasi bernama TRAC To Go yang memiliki banyak keunggulan. Kira-kira apa aja sih?
- Akses mudah & Jaringan Luas
Dengan TRAC To Go, reservasi untuk sewa kendaraan jadi lebih mudah dan aman. Cukup dengan login di aplikasi dan website, kita bisa memenuhi kebutuhan transportasi di lebih dari 18 kota di Indonesia. Jaringan yang luas dari TRAC To Go bisa memenuhi kebutuhan transportasi domestik untuk perjalanan bisnis kita.
- Jaminan Proteksi & Layanan Prima
TRAC To Go melindungi kita dengan proteksi asuransi dan jaminan kondisi armada prima. Armada juga telah dilatih secara profesional, memiliki izin resmi sesuai jenis kendaraan yang dikemudikan, serta mematuhi protokol kesehatan.
- Andal dengan Teknologi Teruji
Sistem TRAC To Go terhubung dengan TRAC Fleet Management Solution yang memastikan keselamatan dan kenyamanan perjalanan kita. Sistem ini juga akurat setiap saat sehingga bisa membantu tim TRAC untuk merespon kondisi darurat dengan cepat.
- Layanan pelanggan 24/7
Layanan pelanggan TRAC To Go siap membantu kita setiap hari selama 24 jam. Kita bisa menghubungi Customer Assistance Center melalui telepon di nomor 1500-009 atau melalui aplikasi WhatsApp di nomor (+62)811-1177-087. Kita juga bisa memberikan feedback melalui email di [email protected].
Banyak Pilihan Kendaraan, termasuk Alphard
Di TRAC To Go banyak pilihan untuk sewa kendaraan berbagai ukuran. Mulai dari sedan, hatchback, van hingga bus. Ingin bepergian sendiri atau bersama rombongan besar, TRAC To Go siap menemani.
Nah jika saya boleh memilih sewa kendaraan untuk perjalanan bisnis, maka saya akan memilih Alphard. Terkenal sebagai mobil yang memiliki prestise yang tinggi, Alphard memang memiliki sejumlah kelebihan yang telah diakui. Seperti praktis digunakan, prestisius, kapasitas yang lega, serta multifungsi.
Untuk bisnis trip, Alphard memberikan kenyamanan lebih, terutama untuk perjalanan jarak yang jauh. Untuk liburan juga ideal karena memiliki space yang lega dengan fitur keamanan tingkat tinggi. Maka tak heran kalau Alphard selalu banyak penggemarnya. Di TRAC To Go tersedia Alphard yang bisa kita sewa untuk berbagai kebutuhan.
Seneng banget kan ya kalau urusan sewa mobil jadi lebih mudah begini 🙂
Download Aplikasi TRAC To Go
TRAC To Go telah tersedia diunduh untuk Android dan iOS pada link berikut. Donwload sekarang untuk kemudahan bisnis trip kita, yuk!
- Link GooglePlay Store : https://play.google.com/store/apps/details?id=com.trac.tractogo&hl=en&gl=US
- Link Apple App Store : https://apps.apple.com/us/app/trac-to-go/id1459840738
FOKUS PROTOKOL KESEHATAN (SMART PROTOCOL)
Setelah Covid merebak, TRAC juga meningkatkan pelayanan sesuai dengan prokes yang disyaratkan. Jadi kita nggak perlu khawatir. Meskipun kita saat ini hidup di dunia setelah COVID, namun perjalanan bisnis dengan TRAC tetap aman dan nyaman karena sudah menerapkan SMART protokol seperti berikut :
- Melakukan penyemprotan disinfektan ke semua unit yang akan melayani dan setelah melayani pelanggan.
- Menyediakan hand sanitizer di semua unit yang bertugas melayani penumpang.
- Menerapkan social distancing di seluruh unit yang mengangkut penumpang.
- Memberikan sekat pembatas (berbahan fiber) antara driver dengan penumpang.
- Setiap driver yang bertugas akan melalui proses pengecekan kesehatan.
- Setiap driver yang bertugas diwajibkan menggunakan masker dan sarung tangan.
- Driver tidak diperkenankan melakukan kontak fisik apapun kepada penumpang.
Jadi, jangan karena pandemi menerjang semua terhalang. Apalagi melakukan perjalanan dinas yang crucial bagi karir dan lembaga. Selalu percayakan perjalanan bisnis kita pada provider sewa mobil yang telah terbukti kualitasnya hanya pada TRAC To Go.
Bagikan ini:
